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本教材适用于五年制高职第四学年即高职阶段第一学年使用。考虑到中职阶段学习过一定的文书撰写和处理知识，在选择文种上，我们将参照秘书职业技能标准二级三级的文种和调研了解的目前职场实际工作中常用文种，做出合理选择，避免与本出版社系列中职教材重复。本教材针对有了一定秘书专业学科学习基础的五年制高职学生，因而在教材编写中，有了整合专业知识技能的条件，有了培养秘书职业综合素养的优势。 本教材突出自主学习、任务驱动，实践出真知，也不乏理论深度。实践教学和理论教学的课时数基本达到了二比一。